Auswertung
Die Auswertung bündelt Fälligkeiten, Eskalationen, Dokumentenqualität und Kalibrierungsrückstand in einer gemeinsamen Arbeitsansicht. Das Dashboard zeigt den aktuellen Tagesstand, während die Auswertung einen gewählten Zeitraum einordnet und dadurch Rückstände, Terminlast und Datenqualität besser erklärbar macht.
Abb.:1 Auswertung Inhalt
Die Seite eignet sich besonders für Qualitätsmanagement, Auditvorbereitung und operative Kalibriersteuerung. Sie hilft dabei, nicht nur einzelne überfällige Prüfmittel zu sehen, sondern die Situation im Kontext eines Zeitraums zu verstehen.
Zeitraum und Filter
Der Zeitraum ist die fachliche Grundlage der Auswertung. Oben auf der Seite stehen die Schnellfilter 30 Tage, 90 Tage und 12 Monate zur Verfügung. Im Filter können Sie außerdem einen eigenen Zeitraum setzen.
Die Schnellfilter sind rückblickend:
- 30 Tage betrachtet die letzten 30 Tage bis einschließlich heute.
- 90 Tage betrachtet die letzten 90 Tage bis einschließlich heute.
- 12 Monate betrachtet die letzten 365 Tage bis einschließlich heute.
Die Auswertung beantwortet damit primär die Frage, wie der Bestand im zurückliegenden Zeitraum einzuordnen ist. Sie ist keine reine Zukunftsplanung. Für die konkrete Vorausplanung stehen der optionale Prognose-Zeitraum und der Kalender zur Verfügung.
Je nach Datenbestand können weitere Filter gesetzt werden, zum Beispiel Firmen, Kostenstellen, Archivstatus oder ein eigener Prognose-Zeitraum. Filter werden beim Laden der Auswertung berücksichtigt und wirken auf die angezeigten Werte, soweit die jeweilige Kennzahl diese Daten fachlich verwendet.
Der normale Auswertungszeitraum wirkt auf die Kennzahlen, die Tages-Snapshot-Statistik und den Kalibrierungsmonitor. Der Prognose-Zeitraum ist davon getrennt und steuert nur die Kalender-Heatmap in der Auswertung. Wenn kein Prognose-Zeitraum gesetzt ist, folgt die Heatmap dem normalen Auswertungszeitraum. Wenn ein Prognose-Zeitraum gesetzt ist, beginnt er frühestens heute und zeigt zukünftige Fälligkeiten.
Wenn Dashboard und Auswertung unterschiedliche Zahlen zeigen, ist das in vielen Fällen korrekt. Das Dashboard ist eine Tagesübersicht. Die Auswertung betrachtet einen Zeitraum und unterscheidet, ob ein Prüfmittel bereits vor dem Zeitraum eskaliert war oder ob sein nächstes Prüfdatum innerhalb des Zeitraums liegt.
Nicht jede Kennzahl der Auswertung ist ein reiner historischer Snapshot. Fälligkeiten, Eskalationen, Dokumentenqualität und Risikostandorte werden aus dem aktuell gefilterten Bestand abgeleitet und zeitlich eingeordnet. Die Sektion Bestand, Fälligkeit und Datengüte sowie der Kalibrierungsmonitor verwenden zusätzlich gespeicherte Tages- und Monatsdaten.
Kopfbereich
Der Kopfbereich fasst den aktuellen Stand der Auswertung zusammen. Er zeigt, auf welchem Datenstand die Auswertung basiert, wie viele aktive Prüfmittel im Filter liegen und wie sich Fälligkeiten, Eskalationen und Nachweise in diesem Ausschnitt verhalten.
Stand
Der Stand zeigt, auf welchem Datenstand die Auswertung basiert. Bei Bereichen, die auf gespeicherten Tages- oder Monatssnapshots beruhen, kann es vorkommen, dass nicht für jeden Tag im Zeitraum vollständige Daten vorhanden sind. In diesem Fall zeigt Memida einen Hinweis, dass die Statistik momentan unvollständig sein kann.
Das Datum mit Uhrzeit oben rechts ist der Zeitpunkt, zu dem Memida die Datenbasis für diese Auswertung zuletzt aufgebaut hat. Alle Werte im Kopfbereich und in den Kennzahlen beziehen sich auf diesen Stand und auf die gesetzten Filter. Es ist nicht der Beginn oder das Ende des ausgewählten Auswertungszeitraums; dieser wird über 30 Tage, 90 Tage, 12 Monate oder die Felder Von und Bis gesteuert.
Gesamtzustand
Der Gesamtzustand ist ein verdichteter Gesundheitswert für den aktuell gefilterten Datenbestand. Er soll eine schnelle Orientierung geben, ersetzt aber nicht die Detailwerte darunter.
Memida bildet den Gesamtzustand aus drei Teilwerten:
- Termintreue: Anteil der kalibrierpflichtigen aktiven Prüfmittel, die nicht schon vor Beginn des Auswertungszeitraums eskaliert waren.
- Dokumentenintegrität: Vollständigkeit von aktuellem Prüfbericht, Prüfanweisung, Standort und, falls vorhanden, einer gültigen eAttestation.
- Benachrichtigungsabdeckung: Anteil der aktiven Prüfmittel, deren Kostenstelle mindestens einen aktiven Benachrichtigungsempfänger hat.
Diese Teilwerte werden gleichgewichtet gemittelt. Ein Gesamtzustand von 80% bedeutet daher nicht, dass 80% aller Prüfmittel fehlerfrei sind. Er bedeutet, dass die drei genannten Qualitätsbereiche zusammen einen verdichteten Wert von 80% ergeben.
Aktive Prüfmittel
Diese Zahl zeigt, wie viele aktive Prüfmittel im aktuellen Filter enthalten sind. Archivierte Prüfmittel werden in dieser Kopfzahl nicht als aktive Prüfmittel gezählt.
Fälligkeiten im Zeitraum
Fälligkeiten im Zeitraum zeigt Prüfmittel aus dem aktuell gefilterten Bestand, deren nächstes Prüfdatum in den gewählten Auswertungszeitraum fällt. Bei den normalen Schnellfiltern ist dieser Zeitraum historisch und endet heute.
Bei den Schnellfiltern bedeutet das:
- 30 Tage: nächstes Prüfdatum innerhalb der letzten 30 Tage bis heute
- 90 Tage: nächstes Prüfdatum innerhalb der letzten 90 Tage bis heute
- 12 Monate: nächstes Prüfdatum innerhalb der letzten 365 Tage bis heute
Bei einem eigenen Zeitraum zählt Memida Prüfmittel, deren nächstes Prüfdatum zwischen Von und Bis liegt.
Eskalationen vor Zeitraum
Eskalationen vor Zeitraum zeigt Prüfmittel, die bereits vor Beginn des gewählten Zeitraums überfällig waren. Diese Zahl entspricht deshalb nicht automatisch allen aktuell überfälligen Prüfmitteln.
Der Unterschied ist fachlich wichtig: Bei einem längeren Zeitraum verschiebt sich der Startpunkt weiter in die Vergangenheit. Prüfmittel, die bei 30 Tage noch als Altlast vor dem Zeitraum gelten, können bei 12 Monate bereits innerhalb des betrachteten Zeitraums liegen. Dadurch kann die Zahl der Eskalationen vor Zeitraum sinken, obwohl der Zeitraum länger wird.
Gültige eAttestations
Dieser Wert zeigt den Anteil gültiger eAttestations unter den Prüfmitteln, bei denen eAttestation-Daten vorhanden sind. Wenn im gefilterten Bestand keine eAttestations vorhanden sind, wird dieser Teilwert entsprechend nicht als eigene Qualitätsdimension gewertet.
Kennzahlen
Unter dem Kopfbereich stehen verdichtete Kennzahlen. Sie wiederholen nicht einfach den Kopfbereich, sondern ordnen einzelne Qualitätsaspekte genauer ein.
Erfüllungsgrad
Der Erfüllungsgrad ist die deutsche Bezeichnung für den technisch teilweise noch als Compliance Score bezeichneten Wert. Er beschreibt die Termintreue im gewählten Auswertungsfenster.
Die Berechnung lautet:
Erfüllungsgrad = nicht vor dem Zeitraum eskalierte kalibrierpflichtige Prüfmittel / kalibrierpflichtige Prüfmittel * 100
Beispiel: Wenn 100 kalibrierpflichtige Prüfmittel im gefilterten Bestand liegen und 15 davon schon vor Beginn des gewählten Zeitraums überfällig waren, liegt der Erfüllungsgrad bei 85%.
Der Erfüllungsgrad ist nicht identisch mit dem Gesamtzustand. Der Gesamtzustand enthält zusätzlich Dokumentenintegrität und Benachrichtigungsabdeckung.
Fälligkeiten im Zeitraum
Diese Kachel zeigt die Anzahl der Prüfmittel, deren nächstes Prüfdatum im gewählten Zeitraum liegt. Zusätzlich wird angezeigt, wie viele Eskalationen bereits vor dem Zeitraum offen waren. Dadurch lassen sich neue Terminlast im Zeitraum und bestehender Rückstand vor dem Zeitraum direkt nebeneinander einordnen.
Dokumentenintegrität
Die Dokumentenintegrität bewertet, wie vollständig die Nachweise im aktuellen Bestand gepflegt sind. Einbezogen werden aktueller Prüfbericht, hinterlegte Prüfanweisung, gepflegter Standort und eine gültige eAttestation, sofern im Bestand überhaupt eAttestation-Daten vorhanden sind.
Die vorhandenen Teilwerte werden gemittelt. eAttestation wird nur dann in diesen Durchschnitt aufgenommen, wenn es im gefilterten Bestand eAttestations gibt. Dadurch wird ein Bestand ohne eAttestation-Nutzung nicht künstlich schlechter bewertet.
Risikostandorte
Risikostandorte zeigen, an welchen Standorten sich Handlungsbedarf bündelt. Memida berechnet dafür je Prüfmittel einen Risikowert und fasst ihn am Standort zusammen.
Der Risikowert steigt unter anderem durch überfällige Prüfmittel, Prüfmittel mit Fälligkeit im gewählten Zeitraum, fachliche Status wie gesperrt, außer Haus oder nicht einsatzfähig sowie unvollständige Dokumentation. Ein Standort wird als Risikostandort gezählt, wenn der aggregierte Risikowert mindestens 50 erreicht.
Prognose nach Zeitraum
Die Prognose zeigt eine Kalender-Heatmap für Fälligkeiten. Sie ist innerhalb der Auswertung eingebettet, hat aber einen eigenen Zeitraum.
Wenn kein eigener Prognose-Zeitraum gesetzt ist, folgt die Heatmap dem normalen Auswertungszeitraum und kann historische Tage enthalten. Wenn ein Prognose-Zeitraum gesetzt ist, beginnt dieser frühestens heute und zeigt zukünftige Fälligkeiten.
Je stärker ein Tag markiert ist, desto mehr Prüfmittel liegen an diesem Tag im jeweiligen Fenster. Die Legende unterscheidet zwischen niedriger und höherer Last sowie historischen Tagen.
Abb.:2 Kalender Sektion
Bestand, Fälligkeit und Datengüte
Dieser Bereich basiert auf Tages-Snapshots. Er zeigt, wie sich Bestand und Risikoklassen im Zeitraum entwickelt haben. Dadurch lässt sich nachvollziehen, ob ein Wert nur am aktuellen Stichtag auffällig ist oder ob sich ein Muster über mehrere Tage zeigt.
Typische Inhalte sind der Tagesverlauf von überfälligen, fälligen und bald fälligen Prüfmitteln, die Zusammensetzung des Bestands nach Einsatzfähigkeit und Status sowie Kacheln für Prüfmittel, bald fällige, fällige und überfällige Prüfmittel.
Wenn nicht für jeden Tag ein Snapshot vorhanden ist, zeigt Memida einen Hinweis. Die Statistik bleibt dann nutzbar, sollte aber als teilweise unvollständig verstanden werden.
Kalibrierungsmonitor
Der Kalibrierungsmonitor betrachtet den Rückstand im Monatsverlauf. Er ist besonders hilfreich, um zu erkennen, ob die Kalibrierleistung mit der entstehenden Last Schritt hält.
Abb.:3 Kalibrierungsmonitor Sektion
Rückstand in Prozent gegenüber Ziel
Der Rückstand wird als Anteil überfälliger Prüfmittel an den kalibrierpflichtigen Prüfmitteln berechnet:
Rückstand = überfällige Prüfmittel / kalibrierpflichtige Prüfmittel * 100
Die Ziel-Linie zeigt den hinterlegten Zielwert. Standardmäßig liegt dieser bei 1%, kann aber unternehmensweit angepasst werden.
Fällig vs. kalibriert pro Monat
Diese Grafik vergleicht, wie viele Prüfmittel in einem Monat fällig waren und wie viele in diesem Monat kalibriert wurden. So wird sichtbar, ob Rückstand abgebaut wird oder ob neue Fälligkeiten schneller entstehen, als sie abgearbeitet werden.
Monatswerte im Detail
Die Monatskarten zeigen je Monat unter anderem Gesamtbestand, kalibrierpflichtige Prüfmittel, überfällige Prüfmittel, fällige Prüfmittel, kalibrierte Prüfmittel sowie Mängel und Verschrottungen. Wenn historische Daten nicht vollständig vorliegen, werden Monate als Schätzung oder teilweise unvollständig markiert.
Prüfungen werden in der Auswertung nach ihrem Prüfdatum berücksichtigt. Wird eine Prüfung später nachgetragen, zum Beispiel im Mai mit einem Prüfdatum im April, ordnet Memida sie fachlich dem April zu.
Damit eine solche Prüfung in einem älteren Monat vollständig berücksichtigt werden kann, muss für das betroffene Prüfmittel zu diesem Prüfdatum bereits eine gespeicherte Auswertungshistorie vorhanden sein. Liegt das Prüfdatum vor dem Beginn dieser Historie, kann der ältere Monat nicht vollständig rekonstruiert werden. Das betrifft vor allem Zeiträume, die vor dem Start der Auswertungshistorie lagen oder nur teilweise historisiert sind.
Für unsere Benutzer bedeutet das: Aktuelle und künftig vollständig erfasste Monate werden regulär fortgeschrieben. Ältere oder nur teilweise historisierte Monate dienen als Orientierung und können einzelne nachträglich erfasste Ereignisse nicht immer vollständig abbilden.
Export der Auswertung
Über Export kann die aktuelle Auswertung mit den gesetzten Filtern exportiert werden. Der Export nutzt denselben Zeitraum und dieselben fachlichen Filter wie die Seite.